从去年8月灵思传播机构竞标成为2010上海世博会上汽—通用汽车馆的公关战略合作伙伴起，灵思项目组的时间就被各种会议填满了——每周要去客户那边开例会，每次半天时间；然后还有客户召集的各种不定期不定时会议；每月要组织媒体做一次信息沟通会；内部的项目讨论会更不用说……但如果你要把开会当做灵思项目组解决沟通问题的方法，那就错了。对灵思项目组来说，会议只是一个平台，解决了部分沟通渠道的问题，保证沟通有效性的实质，还在于会议下的准备。

    抓住每一个能了解 客户需求的机会

    在上汽—通用汽车馆整个世博项目中，灵思项目组的任务就是负责对外宣传，尤其是在新闻媒体的宣传和推广，从他们手中发出的所有新闻稿和对外宣传策略，都需要经过客户方最高负责人和正副两个馆长的确认，“高层确认结果使得流程变得非常长，哪怕你已经走完了前面所有流程，但只要最高领导那边没有通过，所有的工作便都需要重新再来一遍。”灵思项目组说，“虽然重复修改肯定不能避免，但是如果能够更清楚地了解对方要什么，便能够让这样的反复变得更少一些。”

    “汽车馆的主题是‘直达2030’，讲的是未来的趋势，但这种东西每个人都有不一样的理解，我的理解和两位馆长的理解肯定不一样，但是馆长都非常忙，也不可能有太多机会和我们聊，因此得找准每一个机会。”灵思项目组说，“比方说，安排媒体采访时我们旁听，你就会发现，每次访谈都会有新东西，因为对于未来事，馆长也确实没办法整理出一套完整的模式来，所以，记住每次的新想法，放到文案里就是一个新观点。”

    在汽车馆每周的例会上，都有6至7个合作方的人参加，除了我们这个公共合作伙伴，还包括汽车馆网络推广、广告、协调商等，同时还有客户内部包括负责建设、运营、内容制作以及上汽、通用两边分别主管宣传的团队等，每次至少二三十人。半天的会议，可能关于灵思项目组自己工作的部分，不会超过40分钟，但是灵思项目组却每次都会非常认真地听完全场：“这是一个了解别人在做什么的大好机会，你会感觉到哪些是客户最在乎的，能够为我们的宣传找到很多素材。”

    “坦白地说，对于世博这个项目而言，公关不是非常重要的一个环节，它不像建筑，你要是干坏了就糟糕了；运营，要是做坏了，就会捅大娄子……公关实际上是一个加分的概念，不会减分。于是问题也就出在这里了，因为它不会减分，所以领导也就把它放到最不紧张的环节，在这种情况下，想办法让对方去提高对你工作的关注度，多给你时间是没有意义的，只能想办法抓住一切机会，并且自己多花时间去学习和思考，项目有大量的资料，我们所有团队的成员都基本上花了两个月的时间去学习和消化。”灵思项目组说。

    主动告诉对方更多的东西

    其实，做世博会项目的公关工作，相对来说也有一个优势：媒体的主动关注度很高。不过，这也意味着竞争的激烈。汽车馆作为企业馆之一，受媒体关注的程度自然难以和几个重点的国家馆相比，想要获得媒体的更多关注，就需要灵思项目组根据媒体的需求挖掘新闻点。“虽然表面上看，我们做得最多的是案头的文案工作，但其实我们担任的也是一个记者角色，而且采访的内容很多：我们会到工地去了解现场，会和运营团队去聊；和场馆建设的工程师、设计师去聊，和内容制作团队、影片、导演、制作商去聊，这些都是我们要去‘采访’的地方。”灵思项目组介绍：“我们做的不是简单的产品包装工作，而是要去挖掘客户理念中比较特别的地方，然后再把发掘到的点，根据媒体特点整理成不同的文案。对一个项目而言，PR的关键在于怎么让它重复，不断反复地出现，素材可能不一样，但目的是一样的，必须有创意，说白了就是‘老树要开新花’，所以要去聊的东西很全面，要去找各种各样的素材，从场馆建设中去找，从运营里面去找，等等。”

    另外，在和媒体的沟通过程中，灵思项目组也会更为主动：“记者问一个问题，我们会多回答几个，比如说他问未来的农用车长什么样子啊？那我除了告诉他这个问题之外，还会告诉他很多相关的背景，因为问问题也是需要知识的，不了解可能就没法问出他自己想知道的东西来。而对那些上海世博局指定的专门的媒体团，我们会定期地和他们沟通，除了做活动时请他们出席之外，平常的一些信息，也会及时告诉他们。”

    除此之外，灵思项目组的团队还会更主动地寻找各种话题，筹备各种活动，比如和教委合作，向中小学生渗透未来汽车的理念，让他们更愿意去参观汽车馆。

    平衡各方的需求

    汽车馆的两家合作企业，一个是中国本土国企，另一个是美国企业，两家企业的做事风格就会有比较大的差异，包括对文章的要求，“上汽那边的风格会更偏向于稳重一些，对稿件的要求都会要求偏向正统一点的感觉；而通用呢，相对来说就会做得更开放的感觉，他希望写的东西更娱乐化一点。”工作上需要直接和上汽公关部和通用公关部对接，所有文案必须得到两边同时确认的灵思项目组说：“对此，我们需要用文字去平衡，因为他们两边都是对的，我们的文字相对来说要稳重一些，但是所找的素材要有趣一点。”

    “其实将客户宣传点和媒体兴趣点结合起来并不算太难，真正难度大的还是素材的缺乏。”灵思项目组感叹：“我们从去年8月份做到今天，汽车馆丛筹建到开张，意味着我们要随时保持媒体的报道率，意味着有很多的信息我们要逐步去释放，并且在什么阶段去释放什么信息，都需要我们有计划地完成，而到现在为止，仍然有很多信息不能向外透露，可以说的素材比较少。那我们就得把这些有限的素材充分利用，比如汽车馆内看电影用的动感座椅，媒体可能希望了解的是这个动感座椅的新科技，而客户是希望能和具体的汽车联系起来，于是我们就要找出一些概念来做平衡，用一个座椅高达十几万元的造价来吸引媒体关注，同时说明这相当于一辆车的价格，以此去满足客户的需求。”

    当然，需要平衡的关系还有与汽车馆的其他合作伙伴。汽车馆的整个推广和宣传分为公关、网络宣传、活动三个部分，同时，三边的计划必须要融合到一起。“这个就很麻烦了，因为公关有公关的考虑，活动有活动的考虑，时间上都要合理对接——有活动的话，公关这边就不能没有东西曝光。”在最初做计划的时候，灵思项目组还真遇到了时间点对接不上的问题，汽车馆世博网刚启动，随后就是一个中小学生活动，中间只间隔了两三天，“这对我们公关来说就比较难做，刚刚召集了一拨媒体做这个宣传，马上再上另一个，效果就很难预料。而活动涉及到教委那边，肯定不能改时间，最后就是几方坐下来讨论，我们建议说把网站发布推后，和中小学生活动发布放在一起，这样几方都会比较好办了。”

    未来的汽车会是什么样？

    ·实现自动驾驶，交通事故和堵车会真正消失。因为汽车不再是人控制了，而是由系统控制，每辆车有自己独立的系统，所有的汽车又是在一个大的系统运行。

    ·汽车本身也会变化。想象一下这一系列的连锁反应：如果不会有交通事故→你的车就可以用更轻薄的材质→环保的同时，汽车体积可以变小→停车会更方便→以后车库就能盖到自己家里。不仅仅是这些，自动驾驶也意味着你不需要方向盘→汽车的动力系统就可以放在任何位置→车的形状可能就不一样→你可能开一个异型的车子……